紙質檔案
存在的問題
“民警同志，我今年80歲了，想開一張我父母的戶籍證明 ?！?br />
“我爸爸前兩年過世的，我要查他60年代戶口遷出的記錄，好像是住過南昌路還是襄陽路那里的，我不確定 ?！?br />
“你看，這些60年代的戶口登記簿內頁都發黃、發脆了，還能撐多久真不好說 。”
這些紙質戶籍檔案帶來的困擾，要如何破解？
”
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目前，檔案保存以紙質為主 。紙質檔案在整理歸檔、調閱、查詢時有諸多不便 。居民們在辦理檔案業務時，通常會遇到耗時太久的問題 。
于是，上海市公安局徐匯分局就率先啟動紙質戶籍檔案數字化加工項目 。據介紹，徐匯區13家派出所25萬卷、2000余萬頁戶籍檔案完成數字化 。
查閱歷史戶籍檔案 數字化應用優勢明顯
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由于轄區內解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產、征信、政審等各種用途前來辦理業務，使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下 。
“傳統紙質檔案查詢時，需要居民提供詳細地址和準確姓名，還需要人工費時翻閱查找，像我們轄區很多老房子，同一個地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了 ?！惫簿C合窗口民警嚴曉韞說 。
一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱 。尤其對于年代久遠、被查詢人已經過世、后代又不甚了解詳細地址的情況，光通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難 。
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而電子檔案是通過前期掃描紙質檔案，產生高清像素圖片，存入存儲設備 。用戶查詢時輸入需求，后臺算法通過對存儲電子檔案進行識別，得出針對性的查詢結果 。
電子檔案的應用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負擔，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率 。
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不僅如此，紙質檔案因保存年代久遠后，不可避免會出現發黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞 。
紙質檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴苛 。電子檔案并不會隨著時間流逝而發生物理變化，保存更加完整持久，反復查閱不會受損 。紙質檔案量只會越存越多，對保存的空間要求也會越來越大，還要安排專門的人員保管 。而電子檔案對空間的要求極小，在電腦設置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性 。
貼近實戰研發數據檢索系統
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