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會議：見怪不怪的難題
幾個星期前 ， 老總讓秘書通知參加會議的高級主管準備提交會議議程項目 ， 不久 ， 一個建議“大雜燴”上來了 。老總看了這些議項 ， 把常規(guī)性、操作性議題放在前面 ， 以便在大會后面的時間里集中討論某個戰(zhàn)略性問題 。
但是會議開始后 ， 整個計劃完全走偏了 。在看了銷售副總的廣告展示后 ， 討文化教育中心全部拉到公司基本設備的配置上 ， 造成本次會議的成果是：歐洲的競爭計劃推遲到下次會議進行；老總的計劃還沒有討論出結(jié)果 ， 散會時有的主管沒精打采 ， 有的神色氣憤 ， 有一直抱怨又浪費了時間……
這又是一個典型的謀殺時間的會議：沒有重點 ， 無章可循 ， 常常在一個無足輕重的問題上討文化了大半天 ， 而最重要的問題卻根本沒時間談：給予戰(zhàn)略決策的注意力不夠 。
據(jù)美國一家國際戰(zhàn)略咨詢公司調(diào)查發(fā)現(xiàn) ， 一個典型的企業(yè) ， 其高層管理團隊在一起工作的時間 ， 每月不到3天；而在這3天里 ， 其中花在討論戰(zhàn)略問題上的時間 ， 不到3小時 。而且就這3個小時 ， 一般也是無果而終 ， 很少能迅速作出優(yōu)良的決策 。
美國一家全球性公司的高層主管抱怨說 ， 每年花在討論假期問題上的時間 ， 比花在討論進軍東南亞市場的問題上的時間還要多；召開會議濁為了要做決定 ， 而是“共享”一下信息 ， 或者僅僅“大家討論一下”而已 。而要做戰(zhàn)略決策的會議 ， 則大多是“靈機一支”決定的 ， 沒有任何前兆和準備 ， 隨意性很大 。
職場管理層如何提高開會效率？
一個漏洞百出的決策能使投資者迅速地垮掉 ， 而一個好的決策 ， 如果決定得太慢的話 ， 也同學會削弱市場競爭力 。會議是決策過程中不可或缺的環(huán)節(jié) 。而開會也是大有學問的 。現(xiàn)在 ， 就推出幾個小竅門 ， 讓我們開會時用點時間 ， 多出點成果 。
操作性、戰(zhàn)略決策分開處理
討論操作性的問題和作出戰(zhàn)略決策 ， 二者有本質(zhì)區(qū)別 ， 需要有不同的討論形式和思考方式 。針對不同的問題和目的召開不同的會議 ， 可防止操作性事情主導會議議程 ， 以便贏得更多的時間討論戰(zhàn)略問題 。
將會議重點放在決策上
會義中心定位在決策而討論的層面上 ， 會前的準備工作必不可少 。閱讀材料在會議前就要發(fā)放人參會者 ， 在封面上列出會議將討論的主要問題 。
度量生個議面的真正價值
擺在議程上的每個議項有輕重緩急之分 。因此 ， 管理者們花在上面的時間也要區(qū)別分配 。要依據(jù)每個問題對企業(yè)長期影響的大小來決定 ， 公司董事會或分析部分可提前做全面分析 ， 一個概算就可以了 。
盡快解決問題
按照嚴格程序把議程上的問題一個個解決掉 ， 必須要有明確的時間表、團隊處理方式以及最后由誰來拍板等等 。管理者要時常提醒自己；議程上的問題解決了嗎？需要什么時候做決定？
擺出備選方案
如果沒有真正的可選方案 ， 也就無從管理 。戰(zhàn)略性備選方案的產(chǎn)生過程 ， 要同它們的評估及通過過程分割開來 ， 以加速最后的決定過程 。
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